Cách theo dõi các thay đổi trong Excel 2007 2010 2013

Bạn đang tìm kiếm một cách để theo dõi các thay đổi được thực hiện cho một bảng tính Excel? Có nhiều trường hợp bạn phải phân phối tệp cho nhiều người và theo dõi những thay đổi đã được thực hiện. Bạn có thể muốn theo dõi thời điểm thay đổi được thực hiện, ai đã thực hiện thay đổi, thay đổi nào xảy ra trong ô và dữ liệu nào đã được thay đổi.
 
Excel có các tính năng theo dõi tích hợp sẵn có thể xử lý tất cả các trường hợp trên. Bạn có thể dễ dàng xem lại tất cả các thay đổi trực tiếp trên trang tính và bạn cũng có thể chấp nhận hoặc từ chối từng thay đổi. Có một vài điểm cần nhớ về các tính năng theo dõi của Excel:
 
1. Bật theo dõi không có nghĩa là bạn có thể hoàn nguyên bảng tính ngược thời gian về trạng thái trước bằng cách hoàn tác các thay đổi. Về cơ bản nó là một tệp nhật ký ghi lại mọi thứ và đó là nó. Bạn có thể theo cách thủ công và xem dữ liệu nào đã bị xóa hoặc thêm vào, nhưng bạn sẽ phải tự mình thực hiện các thay đổi cho bảng tính.
 
2. Bật tính năng theo dõi không có nghĩa là mọi thay đổi mà bạn thực hiện sẽ được ghi lại. Bất kỳ dữ liệu nào được lưu trữ trong một ô đều được theo dõi, nhưng các thay đổi khác như định dạng thì không. Các thay đổi khác không được theo dõi bao gồm ẩn / bỏ ẩn hàng và cột, nhận xét và giá trị ô thay đổi do tính toán lại công thức.
 
3. Lịch sử thay đổi chỉ được lưu giữ trong 30 ngày theo mặc định. Nếu bạn thực hiện thay đổi đối với trang tính Excel và sau đó mở lại sổ làm việc 45 ngày sau đó, bạn sẽ có thể xem lịch sử thay đổi cho tất cả 45 ngày cho đến khi bạn đóng sổ làm việc. Khi bạn đóng nó, mọi lịch sử thay đổi cũ hơn 30 ngày sẽ biến mất. Điều đó có nghĩa là lần sau bạn mở nó, bạn sẽ không thể thấy thay đổi mà bạn đã thực hiện 45 ngày trước đó.
 
4. Bất cứ khi nào bạn bật theo dõi, sổ làm việc sẽ trở thành sổ làm việc được chia sẻ. Điều này có nghĩa là nhiều người dùng sẽ thực hiện thay đổi đối với tài liệu.
 
Bây giờ bạn đã biết một số thông tin cơ bản về cách tính năng theo dõi hoạt động trong Excel, hãy nói về cách bật tính năng này, thay đổi cài đặt và theo dõi các thay đổi!
 
Mời bạn xem thêm:
 
 
 

Bật theo dõi

Hãy tiếp tục và bật theo dõi trước. Mở Excel và nhấp vào  tab Đánh giá trên ruy-băng. Ở phía xa bên phải, bạn sẽ thấy một tùy chọn được gọi là Theo dõi thay đổi  trong phần Thay đổi .
 
cach-theo-doi-cac-thay-doi-trong-excel-2007-2010-2013
 
Nhấp vào nút và chọn  Đánh dấu thay đổi . Bạn sẽ nhận được một hộp thoại mà bây giờ bạn cần phải kiểm tra các tùy chọn "Theo dõi thay đổi trong khi chỉnh sửa. Điều này cũng chia sẻ sổ làm việc của bạn ” .
 
cach-theo-doi-cac-thay-doi-trong-excel-2007-2010-20131
 
Bạn có một số tùy chọn ở đây bao gồm  Khi nào , Ai và ở đâu . Đối với Khi , Tất cả có nghĩa là mọi thay đổi sẽ được tô sáng. Bạn cũng có tùy chọn làm nổi bật các thay đổi từ lần cuối cùng bạn lưu tài liệu, kể từ một ngày cụ thể hoặc các thay đổi chưa được xem xét.
 
Nếu bạn chọn  Ai , bạn có thể chọn theo dõi các thay đổi được thực hiện bởi bất kỳ ai hoặc những thay đổi được thực hiện bởi tất cả mọi người ngoại trừ bạn. Các trường hợp  tùy chọn cho phép bạn theo dõi những thay đổi chỉ cho một phần cụ thể của bảng tính. Chỉ cần nhấp vào nút ở bên phải và chọn phạm vi ô bạn muốn theo dõi.
 
Cuối cùng, bạn có thể bỏ chọn tùy chọn Đánh dấu thay đổi trên màn hình nếu bạn không muốn người khác biết bạn đang theo dõi thay đổi. Theo mặc định, khi bạn bắt đầu theo dõi và tùy chọn này được chọn, bất kỳ ô đã thay đổi nào sẽ hiển thị mũi tên nhỏ ở trên cùng bên trái để cho biết nó đã bị thay đổi.
 
cach-theo-doi-cac-thay-doi-trong-excel-2007-2010-20132

Ngoài ra, nếu bạn nhấp vào ô đã thay đổi (với các thay đổi Nổi bật trên màn hình được bật), bạn sẽ nhận được một cửa sổ bật lên nhỏ cho biết giá trị đã được thay đổi và thay đổi thành thời điểm nào. Nếu bạn bỏ chọn tùy chọn Đánh dấu thay đổi trên màn hình, hình tam giác nhỏ màu đen đó sẽ không hiển thị.

cach-theo-doi-cac-thay-doi-trong-excel-2007-2010-20133

 

Vì vậy, những gì bạn có thể làm, chẳng hạn, ẩn các thay đổi trên màn hình bằng cách không chọn hộp, gửi tệp của bạn tới tất cả những người phải thực hiện thay đổi và khi bạn lấy lại, chỉ cần chuyển đến Theo dõi thay đổi và kiểm tra lại cái hộp.

Định cấu hình theo dõi

Bước tiếp theo là xem xét các cài đặt để theo dõi và điều chỉnh chúng cho phù hợp với nhu cầu của bạn. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào nút Chia sẻ sổ làm việc trực tiếp ở bên trái của nút Theo dõi thay đổi . Nhấp vào tab Nâng cao khi hộp thoại Chia sẻ sổ làm việc bật lên.
 
cach-theo-doi-cac-thay-doi-trong-excel-2007-2010-20134
 
Tại đây, bạn có thể thay đổi số ngày để giữ lịch sử thay đổi thành một thứ gì đó không phải là 30 ngày. Theo mặc định, các thay đổi được cập nhật khi tệp được lưu, nhưng bạn có thể làm cho nó được tự động thực hiện sau vài phút. Cuối cùng, bạn có thể chọn cách bạn muốn đối phó với xung đột: hoặc bằng cách được yêu cầu hoặc chỉ đơn giản là cho phép thay đổi cuối cùng khi lưu tệp giành chiến thắng.

Xem thay đổi

Khi bạn đã bật theo dõi và thực hiện một vài thay đổi, bạn có thể nhấp lại vào nút Theo dõi thay đổi, nhấp vào Đánh dấu thay đổi và bạn sẽ nhận thấy rằng hộp Danh sách thay đổi trên một trang tính mới không còn bị chuyển sang màu xám nữa.
 
cach-theo-doi-cac-thay-doi-trong-excel-2007-2010-20135
 
Kiểm tra và nhấn OK. Một trang tính mới có tên là History sẽ được thêm vào sẽ cho phép bạn xem tất cả các thay đổi đã được thực hiện cho sổ làm việc đó.
 
cach-theo-doi-cac-thay-doi-trong-excel-2007-2010-20136
 
 
Tại một thời điểm nào đó, bạn cần phê duyệt hoặc từ chối các thay đổi. Bạn có thể xem lại tất cả các thay đổi và sau đó chọn và chọn những thay đổi bạn muốn giữ hoặc loại bỏ.
 
Chỉ cần nhấp vào Theo dõi thay đổi một lần nữa và chọn Chấp nhận / Từ chối các thay đổi . Chọn các tùy chọn để chọn những thay đổi bạn muốn chấp nhận hoặc từ chối. Nếu bạn muốn xem lại tất cả các thay đổi, chỉ cần thoát Khi được chọn và đảm bảo nó được đặt thành Không được xem xét .
 
Nhấp vào OK và Excel sẽ bắt đầu hiển thị cho bạn từng thay đổi đã được thực hiện và cung cấp cho bạn tùy chọn Chấp nhận hoặc Từ chối . Bạn cũng có thể Chấp nhận tất cả hoặc Từ chối tất cả thay đổi nếu muốn.

chấp nhận các thay đổi từ chối

Nếu bạn từ chối một thay đổi, nó sẽ ngay lập tức trở lại những gì ban đầu trong ô đó. Cần lưu ý rằng nếu một ô khác tham chiếu đến nội dung của ô bị từ chối, thì giá trị đó cũng sẽ thay đổi khi giá trị ô tham chiếu trở lại. Điều này có thể khiến công thức bị phá vỡ, v.v., vì vậy hãy cẩn thận.
 
Đó là nó! Bây giờ bạn có thể theo dõi bất kỳ thay đổi nào được thực hiện cho bảng tính Excel của mình một cách dễ dàng bằng cách sử dụng tính năng tích hợp này. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, hãy đăng nhận xét. Thưởng thức!


Hãy like để nhận nhiều bài viết mới nhất - Cùng chia sẻ kinh nghiệm làm kế toán

Bình luận

Bình luận

Các bài viết mới

Các tin cũ hơn