Kinh nghiệm làm kế toán thu chi thủ quỹ

Đối với công viêc kế toán thì làm kế toán thu chi thủ quỹ tưởng chừng đơn giản nhưng nếu không làm cẩn thận có thể xảy ra những sai lầm không đáng có ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp.

Những sai sót cần tránh khi làm kế toán thu, chi trong quá trình hạch toán kế toán

- Hạch toán sai tài khoản: Đây là do kế toán không nắm vững mảng nguyên lý kế toán. Việc hạch toán sai dẫn đến hệ quả rất to lớn về sau.

- Lập các phiếu thu, chi không đúng thời điểm, không phản ánh rõ ràng khiến quá trình hạch toán bị trùng lặp, không phản ánh đúng thời điểm nhận, chuyển tiền.

 -  Lập phiếu chi sau khi đã chi tiền.

- Ghi nhận thiếu trong hệ thống tài khoản kế toán của đơn vị số dư tiền gửi tại một số ngân hàng (phát hiện thông qua thủ tục đối chiếu xác nhận số dư với Ngân hàng).

- Một số đơn vị không tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt.

 - Quản lý việc thu - chi không có sự chặt chẽ: Không mở sổ quỹ hoặc mở nhưng ghi chép không đúng trình tự nhập, xuất quỹ nên sổ quỹ tiền mặt của một số ngày còn có hiện tượng dư âm, hoặc khi có sự chênh lệch giữa sổ kế toán và tiền mặt kiểm kê thực tế rất khó phát hiện ra các nguyên nhân chênh lệch.

kinh nghiệm làm kế toán thu chi thủ quỹ

Những sai sót trong quá trình lưu trữ chứng từ kế toán.

 - Chứng từ thu chi không được lưu trữ cẩn thận, an toàn.

- Việc lưu trữ chưa có tính khoa học, hợp lý.

+ Không có sự riêng biệt của các loại chứng từ như: các chứng từ về công nợ được lưu trữ cùng với các chứng từ về tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

+ Không có sự phân biệt về thứ tự chứng từ, sự liên tục về mảng thời gian.

 - Các chứng từ còn thiếu các phụ lục đi kèm nhưng không có sự bổ sung kịp thời.

- Lưu trữ các chứng từ trong những nơi an toàn, có khả năng chống cháy nổ cao...

Trên đây là những sai sót trong quá trình làm kế toán về mảng thu, chi, thủ quỹ. Trong doanh nghiệp còn rất nhiều những mảng kế toán khác

Về chứng từ thu - chi, các phiếu xuất - nhập.

- Các mẫu chứng từ sử dụng không đúng theo quy định hiện hành.

Nỗi này là do các kế toán ít cập nhật các thông tư, nghị định mới nên không kịp thời thay đổi đúng các mẫu đang áp dụng tại thời điểm đó.

 - Lập các phiếu thu, phiếu chi không đầy đủ các yếu tố - Đây là sự bất cẩn của người kế toán.

Trong các phiếu thu, chi của mình thiếu sót, sai sót một số yếu tố như: thiếu chữ ký của những người có liên quan, không đánh số liên tục theo tuần tự số phiếu, không ghi đầy đủ chi tiết nội dung một cách rõ ràng dẫn đến những thiệt thòi cho kế toán khi có tranh chấp...

- Các chứng từ gốc không đầy đủ, không đảm bảo các yếu tố như hợp lý, hợp lệ.

- Các hợp đồng được ký kết chưa đảm bảo thỏa mãn yêu cầu cần có của bản hợp đồng.

+ Ký hợp đồng theo các luật cũ không còn giá trị trong thời điểm hiện tại.

+ Hợp đồng không đưa ra đủ các thông tin, đưa các thông tin không chính xác so với thực tế, trình bầy thiếu khoa học.

+ Người ký kết trong bản hợp đồng không có đủ chức năng, thẩm quyền được ký.

 - Chưa theo dõi sát xao các hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán.

+ Chưa có các sổ theo dõi tiến độ của các hợp đồng.

+ Chưa thực hiện đúng các điều khoản trong hợp đồng.

+ Không lập các hợp đồng bổ sung khi có sự thay đổi về giá trị, khối lượng...trong hợp đồng gốc.

+ Không biết cách xử lý khi mất các chứng từ, cách xử lý khi mất, cháy, hỏng hóa đơn gtgt

Về các chi phí trong công việc

- Chi phí quà, thưởng không có danh sách, bảng kê đính kèm như chi quà tết, quà biếu khách hàng, tổ chức hội nghị...

- Chi phí về sửa chữa, mua bán không có đầy đủ các thủ tục cần có như:

+ Không có các bảng kê mua hàng, địa chỉ mua hàng...

+ Không có các giấy báo hỏng khi sửa chữa máy móc công cụ dụng cụ.

+ Chi sửa chữa lớn không có biên bản bàn giao đưa vào sử dụng.

+ Chi đào tạo học nghiệp vụ thiếu Quyết định cử di học, Chương trình kế hoạch học tập làm việc, chỉ có đề nghị thanh toán và hóa đơn tài chính.

+ Thanh toán chi phí xăng dầu thanh toán trên cơ sở thực chi ghi trên theo hóa đơn tài chính, không có định mức.

- Những sai sót khi làm kế toán thu - chi - thủ quỹ với các chi phí cho nhân viên như:

+ Chi tiền làm thêm giờ không có giấy báo yêu cầu làm thêm, giấy xác nhận làm thêm.

+ Chi ăn ca theo mức cố định tháng hoặc chi ăn ca theo số ngày/ đơn giá nhưng không có bảng chấm công lưu kèm.

+ Chi từ Quỹ Dự phòng mất việc làm cho đào tạo tại chức CBNV, không có tài liệu giải trình về sự thay đổi công nghệ dẫn đến người lao động bị mất việc làm.

+ Thanh toán tiền lương cho nhân viên không có chữ ký xác nhận của người nhận tiền.

+  Các chứng từ gốc kèm theo chưa đảm bảo tính logic về mặt thời gian .

+ Ngày trên hóa đơn trước ngày viết Tờ trình.

+ Ngày trên Đề nghị thanh toán sau ngày Hóa đơn tài chính.

+ Ngày tháng trên các hợp đồng, biên bản thanh lý, biên bản nghiệm thu không logic.

 - Các khoản chi lớn không có hóa đơn tài chính => cần thống kê để loại ra khỏi chi phí hợp lý hợp lệ khi tính thuế như:

+ Thanh toán chi khoán tiền điện thoại chỉ có danh sách ký nhận, không có hóa đơn kèm theo..> đúng ra phải có hóa đơn tài chính, còn việc khoán chỉ là căn cứ để khống chế mức chi thôi.

+ Chi phí thuê nhà của cá nhân không có hóa đơn tài chính (mặc dù nó là chi phí thực tế của doanh nghiệp.

+ Thanh toán chi phí qua qua thẻ Mastercard chỉ kèm sao kê của Ngân hàng, không có chứng từ gốc kèm theo.

+ Thanh toán chi độc hại bằng tiền mặt, không bằng hiện vật và có chứng từ gốc kèm theo.

+ Chi phí tiền nước, tiền điện thoại, hóa đơn tài chính không ghi tên, mã số thuế công ty.

Nếu bạn chưa biết làm kế toán mời tham khảo thêm khóa: Học kế toán thực hành



Hãy like để nhận nhiều bài viết mới nhất - Cùng chia sẻ kinh nghiệm làm kế toán

Các bài viết mới

Các tin cũ hơn